Funkcja informacyjna Krajowego Rejestru Sądowego polega na udostępnianiu określonym podmiotom szybkiej i niezawodnej informacji o statusie prawnym partnera, najważniejszych elementach jego sytuacji finansowej, czy też sposobie jego reprezentowania.

Funkcja legalizacyjna Krajowego Rejestru Sądowego polega na tym, że dopiero wpis do rejestru pozwala na dokonywanie dalszych czynności prawnych (często dopiero z chwilą wpisu do rejestru dany podmiot uzyskuje osobowość prawną )

Zakres udostępnianych przez Rejestr danych określony jest w stosownej ustawie i obejmuje:

	nazwę firmy, a w przypadku osoby fizycznej: imię i nazwisko
	numer KRS (numer ewidencyjny nadawany przez Krajowy Rejestr Sądowy)
	siedzibę i jej adres, a w przypadku osoby fizycznej: miejsce zamieszkania
	przedmiot działalności określony przez podanie klasyfikacji PKD

Powyższe dane przekazywane są w jednej z grup:

	wpis do rejestru (z informacją o dacie wpisu), podjęcie działalności gospodarczej w gminie, zakończenie działalności gospodarczej w gminie,
	wykreślenie z rejestru